¿Qué presentar para una reforma de portal?

Estimado experto:
Pertenezco a una empresa pequeña de construcción que acabamos de empezar hace poco.
Hace un mes realizamos una reforma en un portal, con todo los papeles y permisos en regla. Pero ahora el ayuntamiento, después de 2 meses ha aceptado la obra, pero la obra ya está hecha.
Y nos exigen que presentemos:
- Solución construtiva
- Foto
- Explicar que se va a hacer.
- Presentar en urbanismo mediante comparecencia.
Mi pregunta es la siguiente. Todo estos papeles hay algún modelo en el que me pueda guiar, a mi entender la solución constructiva y explicar lo que se va a hacer es lo mismo.
Por otro lado, cuando hay que presentar esos papeles mediante comparecencia, ¿harán una entrevista o es necesario que vaya algún experto?
En realidad, esta empresa esta compuesta por albañiles y yo que soy administrativo, y la verdad no sé exactamente por donde tirar..¿me puedes dar alguna pista?

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Cada ayuntamiento es distinto, pero por regla general suele ser así:
1º Hay que presentar un presupuesto detallado y valorado de lo que se va a realizar. Por ejemplo 20 m2 de levantado de solería a 6 euros/m2, 20 m2 reposición de solería a 30 euros/m2, 50 m2 enfoscado de mortero a 15 euros/m2, etc, etc. Total del presupuesto por euros. Si están detallados todos los trabajos a realizar sirve como SOLUCIÓN CONSTRUCTIVA.
2º Si no tenéis fotos del estado actual o bien no la presentáis o bien le haces una foto al portal de al lado.
3º Para que os den la licencia tendréis que pagar un porcentaje del presupuesto total de ejecución (un 8 por ciento aproximadamente) Te recomiendo que hagáis un presupuesto "falso" para la licencia (con los precos más bajos) así pagaréis menos.
4º Si en la obra vais a tocar algo de cimentaciones, estructura o fachada os pedirán un proyecto.
Nunca me han pedido nada más y por lo general no aparecen por la obra.
Si necesitas aclarar algo o preguntar alguna otra duda no dudes en volver a contactar conmigo.

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