Como llevar una comunidad de vecinos

Lo primero que deberías hacer es confeccionar unos Estatutos o unas reglas por las cuales podréis establecer las funciones y las personas que se harán cargo de las cuestiones de la comunidad.

Ej: Cada año el/ los propietarios de un piso se encargarán de la administración de la comunidad.

Sólo podrán hacerse cargo de la administraicón los propietarios que residan en el edificio.

La cuenta bancaria deberá estar a nombre de la comunidad y el de los adminitradores de turno.

Vamos, que aunque os encarguéis vosotros mismos, deberéis tener unas normas de funcionamiento que yo escribiría y aprobaría en asamblea para que luego no hayan problemas. Las cuestiones que debéis abordar entre otras son:

¿Quién puede ser administrador?

¿Cuáles serán sus funciones?

¿Cobrará por ello?

¿Quién se encargará de la tesorería?

¿Cuántas asambleas habrá al año o cuándo o cómo deben convocarse?

¿Cómo se debatirían u aprobarán las decisiones? (por mayoría, votación, etc..)

¿Cómo se van a cobrar las cuotas de la comunidad? (Domiciliadas, en mano, etc)

Para abrir la cuenta dle banco tendréis que abrirla a nombre de la comunidad y poner de titular y cotitular a las personas que se vayan a encargar de la administración.

En cunánto al tema del libro que comentas, yo te recomiendo que tengas lo siguiente para llevarlo todo ordenado:

1. Libro de cuentas: Deberás reflejar aquí todos los ingresos y gastos.

Que contenga al menos los siguientes apartados: Fecha, concepto y Total. (En culauier papelería podrás obtenerlo)

Aquí puedes ir apuntando la fecha del ingreso o gasto, en el concepto pones el porqué de esa entrada o salida de dinero y en le total reflejas el total del dinero que queda después de sumar o restar el importe que has apuntado.

Así lo llevarás todo controlado.

2. Libreta de recibos: Si te van a pagar las cuotas en mano, deberás dar algún recibo al vecino como que ha pagado el mes y ponerle la firma o un sello que hagáis de la comunidad (no es obligatorio)

3. Te recomiendo tengas un archivador para guardar la copia de los recibos que emitas y las facturas que se vayan derivando, de esa forma podrás consultarlas cuando quieras o si te las solicita algún vecino las tendrás a mano siempre.

4. Archivador de actas, es también recomendable que tengas un archivador para guardar todas las actas de las asambleas. El secretario o tesorero o la misma persona que haga la reunión deberá apuntar los asistentes y lo que se hable, las opiniones y los acuerdos a los que se lleguen.

Después todas éstas anotaciones deberán ser redactadas e impresas para poder recuperarlas en caso de necesitarla alguna vez y para que se vaya generando un archivo que luego cuando cambiéis de administrador os lo vayáis pasando de vecino a vecino, pero que siempre quede todo ordenado y guardado.

No es complejo llevar la administración de un edificio, todo depende de la buena voluntad de los vecinos, que lleguéis a acuerdos comunes de cómo queréis llevar vuestra comunidad y que seáis organizados y cumpláis con lo establecido, de esa forma no tendréis ningún problema.

Espero que te sirvan mis consjos, no he llevado ninguna comunidad de vecinos pero sí tengo experiencia en llevar asociaciones y otro tipo de organizaciones que igualmente tienen las mismas tareas que una comunidad.