Cambio de consejo de administración
Después de tanto ir y venir, se realizo la asamblea, me postule y quede para el consejo.
Necesito tu ayuda en lo que se refiere a que me ilustres como debe ser el proceso de empalme y transición, se vagamente que se deben cambiar los encargados de firmas en las chequeras, no se de que tiempo requerimos para contratar nuevo administrador, solo han pasado dos días de la asamblea. Cómo es el proceso de registrar el cambio de consejo y administrador en la alcaldía... Etc... Etc
Me puedes ayudar con ese tipo de explicación, te agradecería mucho
Mauricio páramo
Cali-colombia
El proceso de empalme es lo mas sencillo: El Consejo entrante y saliente se reúnen y de esa reunión se genera la ultima acta del consejo saliente y la primera del consejo entrante. El consejo anterior presenta un informe de gestión, los proyectos realizados, los que están en progreso y los que su ejecución depende de la valoración que ustedes, el nuevo consejo le hagan. Todos deben presentar su respectivo informe: El fiscal, el tesorero y la administración.
Acto seguido el consejo saliente se despide y quedan ustedes sesionando y en esa primera sesión deben elegirse los dignatarios para este periodo de la administración. Presidente, Vicepresidente, Secretario, Tesorero fiscal y el resto son consejeros. Se evalúan los informes suministrados y se planea la próxima reunión. Si consideran que el administradores el idóneo pueden renovarle el contrato y en caso contrario el Presidente del Consejo hará las veces de administrador encargado hasta tanto se contrate administrador que no puede superar un mes y medio mientras se realiza la convocatoria pública, estudio de hojas de vida, entrevistas, etc.
El administrador es el encargado de hacer todos los registros necesarios ante las autoridades competentes. Ustedes como consejeros no tienen nada que hacer ninguna gestión... todo es competencia del administrador.
Para fines prácticos yo recomiendo que:
1. Que el Administrador no tenga la firma registrada en ninguna cuenta bancaria que maneje dineros de la comunidad: Las firmas que deben estar registradas son Presidente, Tesorero, Fiscal... en forma obligatoria y cualquier otro consejero en caso de faltar uno de los titulares.
2. Ningún gasto debe ser aprobado sin que lleve la firma del Revisor Fiscal del Consejo (que preferiblemente sea contador público).
3. De cada reunión del consejo debe generarse un acta de reunión y si no se reúne el quorum igualmente se dejara una CONSTANCIA DE REUNIÓN en donde quedarán registrados los temas abordados y las propuestas para ser aprobadas en la próxima reunión.
4. Se elija un día al mes para reunirse, el tercer miércoles de cada mes por ejemplo, y se haga la convocatoria por escrito y con el espacio para cada firma de los consejeros. De cada reunión se haga la lista para que firmen los asistentes a la misma. El espacio para la firma de los ausentes deberá anularse inmediatamente termine la reunión. Si un consejero llega retrasado en el acta debe quedar constancia de la hora en que ingresó a la reunión.
5. La secretaria de la Administración es la mano derecha del secretario del Consejo y sólo para fines relacionados con el consejo... en ningún momento se puede tomar sus servicios a título personal (esto le debe quedar muy claro a TODOS LOS CONSEJEROS) porque se pueden ganar una sanción legal...
