Cómo actuar ante la desaparición del Administrador de nuestra Comunidad de vecinos

Necesito AYUDA URGENTE para poder recuperar la documentación y libro de Actas de la Asociación de vecinos de la que mi padre es Presidente. Él lleva años siendo Presidente, sin prestarse a serlo el resto de vecinos por ser el resto de pisos de alquiler. Ya no es una persona joven y no sabe (bueno, ni el ni nosotros) cómo afrontar el problema, con la preocupación personal que ello le conlleva.

Resulta que hace menos de un año contratamos a una Administradora de fincas (colegiada en Madrid), la cual acudió a la primera Junta (en mayo de este año, 2016), se llevó la documentación personal de los vecinos (nombres, apellidos, direcciones, teléfonos, números de cuenta, etc), así como el libro de Actas de la Asociación, asegurándonos que a partir de ese momento ella se encargaba de las gestiones habituales de la Comunidad, así como de la gestión de la ITE, que debemos pasar en breve.

Viendo que pasaba el tiempo y no se ponía en contacto con nosotros empezamos a intentar localizarla y no ha habido forma, ni por teléfono, ni en el domicilio que nos consta en los datos que nos facilitó.

Ante esta situación hemos procedido, siguiendo indicaciones de un abogado, a poner una denuncia ante la Policía -por apropiación de documentación-, y nos hemos puesto en contacto con el Colegio de Administradores de Fincas de Madrid. En el Colegio nos piden que les hagamos un escrito exponiendo los hechos, pero estamos muy perdidos y necesitamos ayuda para poder hacerlo. No sabemos si nos podrían facilitar un ejemplo, si se trataría de una reclamación, si no es así de qué tipo de escrito estaríamos hablando, de qué forma tenemos que exponer los hechos...

Gracias de antemano porque, lo que seguramente sea algo sencillo, a nosotros nos está suponiendo una situación problemática que tenemos que solucionar cuanto antes.