Cómo informar de la reunión de vecinos

Quería informarme del modo oficial en que hay que comunicar a los propietarios, la reunión anual de la Comunidad.
En el edificio hay dos viviendas/ propietarios que no están al corriente de pagos, tienen sus pisos alquilados y no asisten a las reuniones. Hasta ahora, las convocatorias se han expuesto en el tablón de anuncios, y se les ha enviado notificación por burofax. Igualmente con el resultado de la reunión. Esto supone un elevado coste para una comunidad tan pequeña (somos 4 propietarios). Tengo entendido que si existe un buzón para cada vivienda, podría notificársele allí la fecha y hora de la reunión, sin existir obligación del burofax, pero no sé si los buzones tendrían que estar dentro del portal, o podrían estar fuera como hasta ahora. Tampoco estoy segura de que enviando una carta, o carta certificada nos sirva para poder justificar que se les ha notificado la reunión.

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Le vale si le entrega una carta con la fecha de la reunión a los inquilinos, deberá además firmar como prueba de haberles entregado esa notificación, ellos serán los encargados de comunicar a su propietario.
Además recordarle que cualquier vecino que no pague la comunidad, NO TENDRÁ derecho a VOTO, ni a VOZ en la reunión y si la cuantía es significativa o son muchos meses, se podrá denunciar y el juez le embargará el piso.
Muchas gracias por su atención y rapidez. Pero, en el caso de que no quieran firmar nada, ¿cómo justifico yo que están avisados?
Muchas gracias de nuevo.

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