¿Cómo reflejo en las cuentas anuales un error en los libros oficiales?
He presentado los libros oficiales, en abril, de mi empresa, y ahora al realizar las cuentas anuales, me he dado cuenta que he cometido un error, al contabilizar dos veces el importe del capital. Realmente es 3.100 euros y tenia en los libros 6.200 euros. Quiera saber que debo reflejar en las cuentas anuales y en que parte, el error que se cometió.
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Respuesta de easesor
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Lo primero disculpar la tardanza en enviarte la respuesta, pero es época de mucho trabajo, espero que te sirva de ayuda.
Entendemos que le procedimiento realizado en abril es la legalización de los Libros contables ante el Registro Mercantil.
Si has agotado los plazos máximos fijados por la Normativa Mercantil, la legalización en el cuarto mes desde el cierre de ejercicio (suponemos el 31 de diciembre), implica que las cuentas se tuvieron que formular de forma previa a la legalización (hasta el 31 de marzo) y que hasta el 30 de junio se convocó Junta General de socios para su aprobación. Es decir, las cuentas deberían estar aprobadas listas para su depósito en el Registro Mercantil dentro del mes de julio.
A nuestro entender, la principal consideración a tener en cuenta en esta situación es que las cuentas anuales se encuentran formuladas, firmadas y aprobadas. En estos casos, la modificación de las cuentas formuladas sólo parece contemplarse a instancia del informe de auditoría (en los casos en que se estuviera obligado a realizar la revisión de cuentas por un auditor) según se indica en el artículo 270 TRLSC, y siempre antes de su aprobación por la Junta.
Por tanto, no creemos que proceda la modificación de la contabilidad, cuando los libros están legalizados, las cuentas formuladas, en su caso, revisadas por los auditores y aprobadas por la Junta. En este sentido, la legalización de libros como requisito jurídico formal se ha llevado a cabo de forma correcta, sin entrar a considerar el contenido de dichos documentos, por lo que entendemos que no procedería una subsanación o "rectificación" de la legalización en el Registro Mercantil.
Y es que, en estos casos, la subsanación de errores de fondo, producidos en los asientos contables, se encuentra regulada en la propia norma de desarrollo contable, esto es, en el PGC. La norma de registro y valoración número 22 (la NRV número 21 en el PGC para Pymes, con igual contenido) fija el procedimiento contable a seguir en caso de que se produzcan cambios en los criterios de contabilización de determinados elementos, así como las reglas a seguir en caso de cometer errores contables o cambios en las estimaciones contables.
La subsanación de un error contable se realizará de forma retroactiva causando efecto desde el ejercicio más antiguo para el que se disponga información: "el ingreso o gasto correspondiente a ejercicios anteriores que se derive de dicha aplicación motivará, en el ejercicio en que se produce el cambio de criterio, el correspondiente ajuste por el efecto acumulado de las variaciones de los activos y pasivos, el cual se imputará directamente en el patrimonio neto, en concreto, en una partida de reservas salvo que afectara a un gasto o un ingreso que se imputó en los ejercicios previos directamente en otra partida del patrimonio neto. Asimismo se modificarán las cifras afectadas en la información comparativa de los ejercicios a los que le afecte el cambio de criterio contable".
Es decir, la norma de registro y valoración número 22 considera que cuando sea preciso subsanar errores relativos a ejercicios anteriores se procederá de la misma forma establecida para los cambios en los criterios contables, esto es, el error se subsanará desde el ejercicio más antiguo para el que se disponga información y los ingresos o gastos que origine se reflejarán en una partida de reservas salvo que afecte a un gasto o ingreso imputado a otra partida de patrimonio neto. También será preciso modificar la información comparativa de los ejercicios a los que afecte el cambio.
A estos efectos, el PGC define los errores contables como "las omisiones o inexactitudes en las cuentas anuales de ejercicios anteriores por no haber utilizado, o no haberlo hecho adecuadamente, información fiable que estaba disponible cuando se formularon y que la empresa podría haber obtenido y tenido en cuenta en la formulación de dichas cuentas".
Por otro lado, creemos que la declaración del IS debe realizarse de la forma correcta, atendiendo al valor real del capital social. El riesgo de que se produzcan contingencias de tipo fiscal debería ser mínimo toda vez que el Impuesto se ha declarado correctamente. La contabilidad ajustada al Código de Comercio, de obligada llevanza para sujetos pasivos del IS, es cierto que no presenta la imagen fiel a 31 de diciembre del ejercicio cerrado, pero el error se encontraría corregido a 1 de enero del año siguiente, también bajo las normas contables que imperan en este ámbito (NRV 22ª analizada en párrafos anteriores).
Como indica la consulta vinculante de la DGT V1689-10 de 23/07/2010, la obligación del artículo 133 del TRLIS de llevar la contabilidad de acuerdo con lo previsto en el Código de Comercio "se limita a lo previsto en el artículo 25 del Código de Comercio, por cuanto que es éste el que establece los requisitos necesarios que debe tener la contabilidad del empresario". Concluye que la falta de legalización de los libros contables no es, por sí sola, motivo de sanción por aplicación del Art. 200 de la LGT.
Entendemos que en su caso, la contabilidad que se mostraría en el IS sería el producto de la aplicación del art. 25 del Código de Comercio y el PGC como norma de desarrollo, esto es, lo que exige el art. 133 TRLIS. Además, declarar en el modelo 200 un capital social que no coincida con la información de la página 2 sobre las participaciones de personas o entidades en la declarante, sí podría dar pié a revisiones de la declaración.
Según lo anterior, las cuentas del ejercicio en curso (suponemos 2011) reflejarán a 1 de enero la corrección del error en todas sus dimensiones: en el balance aparecerán los activos por su saldo correcto; en el patrimonio neto el importe correcto de capital; y en memoria el resto de información pertinente. Por este motivo, cuando la Junta General apruebe las cuentas de 2011 y éstas se depositen en el Registro, se permitirá que la información publicada refleje la imagen fiel de los resultados, del patrimonio y de la situación financiera de la empresa, por lo que no sería necesario volver a rehacer las cuentas del 2010, máxime cuando formalmente eran correctas y el Registrador no advirtiera error de forma alguno. Es decir, si los requisitos para el depósito de cuentas en el Registro Mercantil son meramente formales, sin entrar en cuestiones de fondo como es el error que nos plantea, no sería necesario que por corregir el contenido de las cuentas se volvieran a publicar cuando existe ya en el Registro Mercantil un asiento registral formalmente correcto.
Incidiendo en la función de la memoria, ésta deberá recoger toda la información necesaria sobre la corrección del error. Además la norma de elaboración de las cuentas anuales 5ª. 1 establece la rectificación de las cifras comparativas de los documentos integrantes en las cuentas anuales en los casos en que éstas no sean comparables debido a, como en su caso, errores contables. Es decir, en las cuentas de 2011, aparecerá correctamente el capital a 31 de diciembre de ese año y también el importe correcto de esa partida en el ejercicio 2010. De este cambio en la información comparativa también se informará detalladamente en la memoria.
Es un problema que puede darse con frecuencia, tal vez nos hayamos extendido mucho pero creo que es importante dejar claras nuestras reflexiones al respecto. Espero que te sirva de ayuda y salvo mejor opinión en Derecho creemos que la explicada sería la forma de proceder.
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Entendemos que le procedimiento realizado en abril es la legalización de los Libros contables ante el Registro Mercantil.
Si has agotado los plazos máximos fijados por la Normativa Mercantil, la legalización en el cuarto mes desde el cierre de ejercicio (suponemos el 31 de diciembre), implica que las cuentas se tuvieron que formular de forma previa a la legalización (hasta el 31 de marzo) y que hasta el 30 de junio se convocó Junta General de socios para su aprobación. Es decir, las cuentas deberían estar aprobadas listas para su depósito en el Registro Mercantil dentro del mes de julio.
A nuestro entender, la principal consideración a tener en cuenta en esta situación es que las cuentas anuales se encuentran formuladas, firmadas y aprobadas. En estos casos, la modificación de las cuentas formuladas sólo parece contemplarse a instancia del informe de auditoría (en los casos en que se estuviera obligado a realizar la revisión de cuentas por un auditor) según se indica en el artículo 270 TRLSC, y siempre antes de su aprobación por la Junta.
Por tanto, no creemos que proceda la modificación de la contabilidad, cuando los libros están legalizados, las cuentas formuladas, en su caso, revisadas por los auditores y aprobadas por la Junta. En este sentido, la legalización de libros como requisito jurídico formal se ha llevado a cabo de forma correcta, sin entrar a considerar el contenido de dichos documentos, por lo que entendemos que no procedería una subsanación o "rectificación" de la legalización en el Registro Mercantil.
Y es que, en estos casos, la subsanación de errores de fondo, producidos en los asientos contables, se encuentra regulada en la propia norma de desarrollo contable, esto es, en el PGC. La norma de registro y valoración número 22 (la NRV número 21 en el PGC para Pymes, con igual contenido) fija el procedimiento contable a seguir en caso de que se produzcan cambios en los criterios de contabilización de determinados elementos, así como las reglas a seguir en caso de cometer errores contables o cambios en las estimaciones contables.
La subsanación de un error contable se realizará de forma retroactiva causando efecto desde el ejercicio más antiguo para el que se disponga información: "el ingreso o gasto correspondiente a ejercicios anteriores que se derive de dicha aplicación motivará, en el ejercicio en que se produce el cambio de criterio, el correspondiente ajuste por el efecto acumulado de las variaciones de los activos y pasivos, el cual se imputará directamente en el patrimonio neto, en concreto, en una partida de reservas salvo que afectara a un gasto o un ingreso que se imputó en los ejercicios previos directamente en otra partida del patrimonio neto. Asimismo se modificarán las cifras afectadas en la información comparativa de los ejercicios a los que le afecte el cambio de criterio contable".
Es decir, la norma de registro y valoración número 22 considera que cuando sea preciso subsanar errores relativos a ejercicios anteriores se procederá de la misma forma establecida para los cambios en los criterios contables, esto es, el error se subsanará desde el ejercicio más antiguo para el que se disponga información y los ingresos o gastos que origine se reflejarán en una partida de reservas salvo que afecte a un gasto o ingreso imputado a otra partida de patrimonio neto. También será preciso modificar la información comparativa de los ejercicios a los que afecte el cambio.
A estos efectos, el PGC define los errores contables como "las omisiones o inexactitudes en las cuentas anuales de ejercicios anteriores por no haber utilizado, o no haberlo hecho adecuadamente, información fiable que estaba disponible cuando se formularon y que la empresa podría haber obtenido y tenido en cuenta en la formulación de dichas cuentas".
Por otro lado, creemos que la declaración del IS debe realizarse de la forma correcta, atendiendo al valor real del capital social. El riesgo de que se produzcan contingencias de tipo fiscal debería ser mínimo toda vez que el Impuesto se ha declarado correctamente. La contabilidad ajustada al Código de Comercio, de obligada llevanza para sujetos pasivos del IS, es cierto que no presenta la imagen fiel a 31 de diciembre del ejercicio cerrado, pero el error se encontraría corregido a 1 de enero del año siguiente, también bajo las normas contables que imperan en este ámbito (NRV 22ª analizada en párrafos anteriores).
Como indica la consulta vinculante de la DGT V1689-10 de 23/07/2010, la obligación del artículo 133 del TRLIS de llevar la contabilidad de acuerdo con lo previsto en el Código de Comercio "se limita a lo previsto en el artículo 25 del Código de Comercio, por cuanto que es éste el que establece los requisitos necesarios que debe tener la contabilidad del empresario". Concluye que la falta de legalización de los libros contables no es, por sí sola, motivo de sanción por aplicación del Art. 200 de la LGT.
Entendemos que en su caso, la contabilidad que se mostraría en el IS sería el producto de la aplicación del art. 25 del Código de Comercio y el PGC como norma de desarrollo, esto es, lo que exige el art. 133 TRLIS. Además, declarar en el modelo 200 un capital social que no coincida con la información de la página 2 sobre las participaciones de personas o entidades en la declarante, sí podría dar pié a revisiones de la declaración.
Según lo anterior, las cuentas del ejercicio en curso (suponemos 2011) reflejarán a 1 de enero la corrección del error en todas sus dimensiones: en el balance aparecerán los activos por su saldo correcto; en el patrimonio neto el importe correcto de capital; y en memoria el resto de información pertinente. Por este motivo, cuando la Junta General apruebe las cuentas de 2011 y éstas se depositen en el Registro, se permitirá que la información publicada refleje la imagen fiel de los resultados, del patrimonio y de la situación financiera de la empresa, por lo que no sería necesario volver a rehacer las cuentas del 2010, máxime cuando formalmente eran correctas y el Registrador no advirtiera error de forma alguno. Es decir, si los requisitos para el depósito de cuentas en el Registro Mercantil son meramente formales, sin entrar en cuestiones de fondo como es el error que nos plantea, no sería necesario que por corregir el contenido de las cuentas se volvieran a publicar cuando existe ya en el Registro Mercantil un asiento registral formalmente correcto.
Incidiendo en la función de la memoria, ésta deberá recoger toda la información necesaria sobre la corrección del error. Además la norma de elaboración de las cuentas anuales 5ª. 1 establece la rectificación de las cifras comparativas de los documentos integrantes en las cuentas anuales en los casos en que éstas no sean comparables debido a, como en su caso, errores contables. Es decir, en las cuentas de 2011, aparecerá correctamente el capital a 31 de diciembre de ese año y también el importe correcto de esa partida en el ejercicio 2010. De este cambio en la información comparativa también se informará detalladamente en la memoria.
Es un problema que puede darse con frecuencia, tal vez nos hayamos extendido mucho pero creo que es importante dejar claras nuestras reflexiones al respecto. Espero que te sirva de ayuda y salvo mejor opinión en Derecho creemos que la explicada sería la forma de proceder.
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