Problemas de calidad y RH
Estimado Luis:
Tengo una necesidad muy importante a cubrir en la empresa donde soy socio; Nuestra empresa se dedica al soporte audiovisual (Fotografía, multimedia, audio, video, internet, etc) para diferentes áreas, Ya sea industrial a empresas, o división social a boda, graduaciones, presentación de grupos, etc.
Afortunadamente hemos crecido en muchos aspectos hasta ahora contar con un grupo de 15 personas, sin embargo a ultimas fechas hemos perdido la organización del trabajo por sobresaturacion del mismo, los resultados son que en áreas como la de "división social bodas" de cada 10 materiales terminados, todos ya están por encima de la fecha de entrega del cliente y 4 son regresados por detalles como errores de ortografía y edición. Lo que genera un problema mayúsculo,
Dentro de una pequeña investigación por medio de encuestas hacia mis clientes, he notado que los aspectos creativos han sido relegados, por lo que no hay innovación o concepto creativo, que algunos de los fotógrafos y camarografos no están entregando a editar el material que deben realizar, esto hace que los editores (con quien siempre hay conflictos entre ellos por el uso inadecuado del equipo) justifiquen su retraso pero no mejoren sus tiempos con quien ya entrego su material correcto.
El Punto es este... Es necesario implantar manuales de trabajo que detallen y especifiquen funciuones y operaciones a todos los niveles, pero estoy algo perdido en esto,
¿Qué libros o vínculos me recomiendas para introducirme a los sistemas de calidad?
¿Por dónde empiezo?
¿Qué tipo de manuales de camarografia o quien ha realizado algo similar para darme una orientación a saber por donde ataco el problema?
Soy Experto registrado en mi área y podre entender si tardas un poco en responder, pero en verdad necesito tu ayuda para hacer esto, gracias
Barin Monterrey
Tengo una necesidad muy importante a cubrir en la empresa donde soy socio; Nuestra empresa se dedica al soporte audiovisual (Fotografía, multimedia, audio, video, internet, etc) para diferentes áreas, Ya sea industrial a empresas, o división social a boda, graduaciones, presentación de grupos, etc.
Afortunadamente hemos crecido en muchos aspectos hasta ahora contar con un grupo de 15 personas, sin embargo a ultimas fechas hemos perdido la organización del trabajo por sobresaturacion del mismo, los resultados son que en áreas como la de "división social bodas" de cada 10 materiales terminados, todos ya están por encima de la fecha de entrega del cliente y 4 son regresados por detalles como errores de ortografía y edición. Lo que genera un problema mayúsculo,
Dentro de una pequeña investigación por medio de encuestas hacia mis clientes, he notado que los aspectos creativos han sido relegados, por lo que no hay innovación o concepto creativo, que algunos de los fotógrafos y camarografos no están entregando a editar el material que deben realizar, esto hace que los editores (con quien siempre hay conflictos entre ellos por el uso inadecuado del equipo) justifiquen su retraso pero no mejoren sus tiempos con quien ya entrego su material correcto.
El Punto es este... Es necesario implantar manuales de trabajo que detallen y especifiquen funciuones y operaciones a todos los niveles, pero estoy algo perdido en esto,
¿Qué libros o vínculos me recomiendas para introducirme a los sistemas de calidad?
¿Por dónde empiezo?
¿Qué tipo de manuales de camarografia o quien ha realizado algo similar para darme una orientación a saber por donde ataco el problema?
Soy Experto registrado en mi área y podre entender si tardas un poco en responder, pero en verdad necesito tu ayuda para hacer esto, gracias
Barin Monterrey
1 respuesta
Respuesta de aquiestaesto
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Dios mío, no pides na! No te asustes, el trabajo que tienes delante es construir una pirámide del valle de los reyes, pero se limita, al igual que construir una pirámide, a poner una piedra sobre otra. Empieza haciendo un organigrama.
Es un tema complicado, complejo, denso y lleno de matices. Pero aún así voy a hacer lo que pueda porque yo me he encontrado en situaciones como la tuya y comprendo más o menos lo complicado que es encontrar información fiable entre tanta información inútil.
Para comenzar te recomiendo que mires en http://www.monografias.com/cgi-bin/search.cgi?substring=0&bool=and&query=calidad hay miles de artículos sobre calidad total, sobre todo tipo de calidad, formularios, folletos, de todo. Un poco saturado, no? Por si aún te parece que hay poco mira en www.gestiopolis.com y en www.sht.com.ar
El problema principal que vas a tener es elegir el sistema de calidad apropiado para tu empresa. Digamos que por ejemplo el de las 5 eses, japonés o de donde sea es para almacenes y no sirve en tu empresa. Tienes que encontrar un modelo de calidad para empresas creativas. Más difícil que un almacén que sólo tiene que estar ordenado.
Tienes varios problemas a solucionar:
- Gestión de la creatividad, del conocimiento.
- Problemas de motivación o disciplina.
- Redacción de un manual de calidad.
- Falta de previsión.
- Falta de organización del trabajo.
Probablemente me dejo cosas por ahí, ya que habría que ir viendo dónde hay un problema y dónde sólo hay la consecuencia de un problema. Cuando, en mi trabajo tuvimos que apostar por la iso 9000 todo empezó por darnos cuenta de que íbamos mal, muy mal. Éramos ciegos a lo que sucedía en la empresa.
Lo primero que hicimos fue hacer un seguimiento de los procesos. Establecer check points del material, la información, etc. Tan fácil como una cabecera en un papel que se firma, según más convenga incluso hacer el seguimiento mirando cómo discurre un trabajo. Así fuimos viendo los procesos de la empresa, cosa que desconocíamos. Vimos que había demasiados intermediarios, demasiado pocos, ninguno, errores, caminos, ríos y meandros de información que se podían pulir sin saturar a las personas para acelerar la información, y además de la información en los proyectos también aceleras la resolución. Explicitar el proceso en un diagrama de flujo es muy útil.
Mientras empezamos a observar qué puñetas hace cada cual con lo que le toca. Todo eso se va anotando:¿? Comunicación interna: entendemos por CI tal, la subdividimos según el manual en dos: vertical, horizontal, o departamental e interdepartamental. La departamental ver anexo tal, interdepartamental tal otro. Y luego vas dividiendo.
Una pesadilla, si señor. Bueno de lo que sirve todo esto es para darse cuenta de qué errores comete nuestra empresa a nivel organizacional, en procesos, como sistema. Por ejemplo, un comercial cierra una venta -> se la entrega a la administrativo del jefe de ventas -> al jefe de ventas -> al administrativo de producción -> al jefe de producción -> quizás lleguemos a hacer el trabajo algún día.
Pues ese proceso hay que limpiarlo, pulirlo, y quitar de en medio mil cosas. Igualmente si nos encontramos un nodo, o persona, al que llegan mil ramales de procesos hay que aumentar el nodo para no formar un cuello de botella.
Todos los pasos, como si fuéramos idiotas, tenemos que anotarlos para la iso 9000. Aún así podemos incluir un sistema de calidad propio para las características de la empresa. Ten en cuenta que un subsistema de calidad es simplemente un proceso. Primero procesos generales y luego guías de procedimiento para cada puesto donde se recoja de todo. Cada vez que surja algo que no recoge el manual, pues se investiga y se desbroza y se añade. Muy mecánico.
¿Sobre el problema de las entregas? Bueno, habrá que ver si es un problema organizacional o motivacional. Y destripara el problema de la motivación. Muy probablemente se arregle un problema de motivación de creativos haciéndoles partícipes del resto del proceso en el que trabajan para que se comprendan bien qué están haciendo por el resto de la empresa y qué hace el resto de la empresa por ellos. Bueno, este tema es más complicado que un manual de calidad que es solamente un trabajo de chinos, rutinario y pesadilla.
Bueno, sé que no te he ayudado gran cosa, porque así en general es un tema muy complejo. Pero unas últimas recomendaciones.
1. Convertíos en expertos dibujantes de flujogramas, son lo más útil del mundo en sistemas de calidad por procesos. Y hasta que no ves el flujograma no sabes hasta dónde conoces tu empresa. Puedes pensar que todo es inmediato, ¿pero y si no lo es? ¿Y si hay veinte pasos para hacer algo que se haría en 5? ¿O si hay una persona que recibe una carga de trabajo o un exceso de información que forma un cuello de botella o lo convierten en un foco de errores? O tienes gente sub-¿Ocupada?
2. Elige un sistema de calidad, además de la 9000 y variantes, que gestione tu tipo empresarial, no simplemente el más bonito.
3. Analiza la conexión entre cliente y producción, muchas veces desintermediar ahí es útil, otras es mejor intermediar. ¿Desintermediar puede ayudar a reducir errores pero no siempre los de producción son buenos? ¿Comerciales?.
4. Ve de lo más general de la empresa a lo más específico. Ah esto te va a ser útil hay manuales de redacción muy buenos en gestiopolis, yo usé manuales de ahí. Aunque yo uso más páginas de recursos humanos.
Así a bote pronto se me ocurre poco más que esas guías de orientación. Si tienes cualquier otra pregunta, si es que no te he mareado en exceso, no dudes en realizármela.
Quedo a tu entera disposición. Un saludo y suerte. Y no hay tarea demasiado grande que no pueda dividirse en pequeñas. Calma y paciencia.
P.D. de camarografía ojalá supiese algo.
Es un tema complicado, complejo, denso y lleno de matices. Pero aún así voy a hacer lo que pueda porque yo me he encontrado en situaciones como la tuya y comprendo más o menos lo complicado que es encontrar información fiable entre tanta información inútil.
Para comenzar te recomiendo que mires en http://www.monografias.com/cgi-bin/search.cgi?substring=0&bool=and&query=calidad hay miles de artículos sobre calidad total, sobre todo tipo de calidad, formularios, folletos, de todo. Un poco saturado, no? Por si aún te parece que hay poco mira en www.gestiopolis.com y en www.sht.com.ar
El problema principal que vas a tener es elegir el sistema de calidad apropiado para tu empresa. Digamos que por ejemplo el de las 5 eses, japonés o de donde sea es para almacenes y no sirve en tu empresa. Tienes que encontrar un modelo de calidad para empresas creativas. Más difícil que un almacén que sólo tiene que estar ordenado.
Tienes varios problemas a solucionar:
- Gestión de la creatividad, del conocimiento.
- Problemas de motivación o disciplina.
- Redacción de un manual de calidad.
- Falta de previsión.
- Falta de organización del trabajo.
Probablemente me dejo cosas por ahí, ya que habría que ir viendo dónde hay un problema y dónde sólo hay la consecuencia de un problema. Cuando, en mi trabajo tuvimos que apostar por la iso 9000 todo empezó por darnos cuenta de que íbamos mal, muy mal. Éramos ciegos a lo que sucedía en la empresa.
Lo primero que hicimos fue hacer un seguimiento de los procesos. Establecer check points del material, la información, etc. Tan fácil como una cabecera en un papel que se firma, según más convenga incluso hacer el seguimiento mirando cómo discurre un trabajo. Así fuimos viendo los procesos de la empresa, cosa que desconocíamos. Vimos que había demasiados intermediarios, demasiado pocos, ninguno, errores, caminos, ríos y meandros de información que se podían pulir sin saturar a las personas para acelerar la información, y además de la información en los proyectos también aceleras la resolución. Explicitar el proceso en un diagrama de flujo es muy útil.
Mientras empezamos a observar qué puñetas hace cada cual con lo que le toca. Todo eso se va anotando:¿? Comunicación interna: entendemos por CI tal, la subdividimos según el manual en dos: vertical, horizontal, o departamental e interdepartamental. La departamental ver anexo tal, interdepartamental tal otro. Y luego vas dividiendo.
Una pesadilla, si señor. Bueno de lo que sirve todo esto es para darse cuenta de qué errores comete nuestra empresa a nivel organizacional, en procesos, como sistema. Por ejemplo, un comercial cierra una venta -> se la entrega a la administrativo del jefe de ventas -> al jefe de ventas -> al administrativo de producción -> al jefe de producción -> quizás lleguemos a hacer el trabajo algún día.
Pues ese proceso hay que limpiarlo, pulirlo, y quitar de en medio mil cosas. Igualmente si nos encontramos un nodo, o persona, al que llegan mil ramales de procesos hay que aumentar el nodo para no formar un cuello de botella.
Todos los pasos, como si fuéramos idiotas, tenemos que anotarlos para la iso 9000. Aún así podemos incluir un sistema de calidad propio para las características de la empresa. Ten en cuenta que un subsistema de calidad es simplemente un proceso. Primero procesos generales y luego guías de procedimiento para cada puesto donde se recoja de todo. Cada vez que surja algo que no recoge el manual, pues se investiga y se desbroza y se añade. Muy mecánico.
¿Sobre el problema de las entregas? Bueno, habrá que ver si es un problema organizacional o motivacional. Y destripara el problema de la motivación. Muy probablemente se arregle un problema de motivación de creativos haciéndoles partícipes del resto del proceso en el que trabajan para que se comprendan bien qué están haciendo por el resto de la empresa y qué hace el resto de la empresa por ellos. Bueno, este tema es más complicado que un manual de calidad que es solamente un trabajo de chinos, rutinario y pesadilla.
Bueno, sé que no te he ayudado gran cosa, porque así en general es un tema muy complejo. Pero unas últimas recomendaciones.
1. Convertíos en expertos dibujantes de flujogramas, son lo más útil del mundo en sistemas de calidad por procesos. Y hasta que no ves el flujograma no sabes hasta dónde conoces tu empresa. Puedes pensar que todo es inmediato, ¿pero y si no lo es? ¿Y si hay veinte pasos para hacer algo que se haría en 5? ¿O si hay una persona que recibe una carga de trabajo o un exceso de información que forma un cuello de botella o lo convierten en un foco de errores? O tienes gente sub-¿Ocupada?
2. Elige un sistema de calidad, además de la 9000 y variantes, que gestione tu tipo empresarial, no simplemente el más bonito.
3. Analiza la conexión entre cliente y producción, muchas veces desintermediar ahí es útil, otras es mejor intermediar. ¿Desintermediar puede ayudar a reducir errores pero no siempre los de producción son buenos? ¿Comerciales?.
4. Ve de lo más general de la empresa a lo más específico. Ah esto te va a ser útil hay manuales de redacción muy buenos en gestiopolis, yo usé manuales de ahí. Aunque yo uso más páginas de recursos humanos.
Así a bote pronto se me ocurre poco más que esas guías de orientación. Si tienes cualquier otra pregunta, si es que no te he mareado en exceso, no dudes en realizármela.
Quedo a tu entera disposición. Un saludo y suerte. Y no hay tarea demasiado grande que no pueda dividirse en pequeñas. Calma y paciencia.
P.D. de camarografía ojalá supiese algo.
Te agradezco infinitamente, me has encontrado el comienzo de la madeja de estambre de aquí sigue desenrollar y dar orden, en verdad me has dejado muy satifecho, visita www.tvmultimedia.com.mx cuando quieras acudir a mi para lo que necesites, gracias por todo
