Lo normal sería seguir estos pasos.
Si hay un técnico, contratado, debería de poner por escrito y con claridad (para eso es técnico), Las patologías que existen y a que son debidas, el procedimiento reparador que el propone y una valoración de gastos a precios medios de mercado.
Yo es el trabajo que hago habitualmente unas dos docenas de veces al año.
Ese informe se firma y se entrega al menos al administrador y al presidente de la comunidad. Algún técnico más que conozco, que considero profesional, y yo mismo, solemos enviar por e-mail a todos los vecinos que lo solicitan una copia firmada digitalmente para que puedan disponer de ella. Hoy en día eso no supone ningún gasto extra. Debería de ser ya parte de la gestión.
Ese informe firmado, tiene obviamente validez y responsabilidad jurídica si después las reparaciones no son satisfactorias.
Con ese informe y el procedimiento reparador propuesto, lo normal sería pedir al menos 3 presupuestos, que se podrán comprobar con el presupuesto de referencia, para saber si se ajustan en cuanto a materiales y a precios, para poder decidir con criterio.
Lo que comentas, es por desgracia, pan nuestro de cada día.
El administrador llega, da un par de explicaciones, dice que ya lo miró todo y propone una decisión para que la comunidad solo tenga que decir "amén". Todo es opaco y después vienen las lamentaciones y los problemas, el administrador vuelve a decir que es que hay que hacer más obra, y la comunidad acaba entrando en un círculo vicioso que le obliga a hacer derramas cada 2 ó 3 años.
Conozco a buenos administradores de fincas que se toman su trabajo en serio, pero por desgracia, también me he cruzado con algunos que únicamente administran sus intereses.
Yo siempre insisto. El administrador solo tiene por misión lo que su nombre indica. Administrar. Las decisiones tienen que ser siempre libres y claras y tomadas por los propietarios.
Si no te fías, y hay algún propietario más que opina igual, os podéis reunir y buscar a un técnico de vuestra confianza para que realice un informe serio y presentarlo en la próxima reunión.
Siempre tiene el problema que tendréis que asumir vosotros el coste de esos servicios. Si luego la comunidad lo toma en consideración, se puede repercutir a la comunidad, pero si no, siempre es un gasto a realizar que sale del bolsillo propio.